Zasady właściwej gospodarki magazynem leków w lecznicy

Z najnowszych badań rynku wynika, że lekarz weterynarii spędza od 30% do 40% swojego czasu na czynnościach lekarsko-weterynaryjnych. Wydaje się, że większość właścicieli lecznic może potwierdzić tę tezę, wynikającą z badań statystycznych. Co zabiera pozostałą część dnia? Pochłaniają go nieprzynoszące dochodów administrowanie lecznicą, w tym przygotowywanie dokumentacji oraz zamawianie i zarządzanie magazynem leków.

 Zwiększenie efektywnego czasu pracy poświęconego na diagnozowanie i leczenie powinno być głównym celem optymalnego zarządzania przedsiębiorstwem, jakim jest lecznica. Świadomość lekarzy weterynarii, że zakład leczenia zwierząt podlega takim samym prawom rynku w obszarach popytu i podaży jak każde inne przedsiębiorstwo, jest znaczna. Natomiast co do obszarów związanych z zarządzaniem zakupami, gospodarką magazynową czy logistyką istnieje przeświadczenie, że lecznice są bardzo specyficznymi firmami, w których zasady obowiązujące w przedsiębiorstwach produkcyjnych czy handlowych mogą nie mieć pełnego zastosowania. Czy słusznie?

Wydaje się, że tak jak w większości branż usługowych, handlowych czy produkcyjnych istnieją obszary, które są bardzo specyficzne dla danej gałęzi rynku. W przypadku lecznic weterynaryjnych jest podobnie. Jednak podstawowe zasady pozostają niezmienne, niezależnie od profilu działalności.

Jak każde przedsięwzięcie gospodarcze, także założenie gabinetu czy lecznicy weterynaryjnej ma na celu maksymalizację wartości firmy. Tym, co stanowi wyznacznik wartości przedsiębiorstwa, są przepływy pieniężne, które oczywiście zależą bezpośrednio od przychodów ze sprzedaży usług, ale także pośrednio od dostępności środków farmakologicznych. Ważnym elementem w przepływach gotówkowych są zawsze koszty (stałe i zmienne), które także zależą od poziomu zapasów, który z kolei ma wpływ na przyrost kapitału obrotowego. Jeśli poziom zapasów jest wysoki, wpływać to będzie na obniżenie przychodów ze sprzedaży, choć z drugiej strony nie można zbyt radykalnie ograniczać poziomu zapasów, bowiem istnieje wówczas olbrzymie ryzyko braku możliwości leczenia i odejścia klienta do konkurencyjnego zakładu leczenia zwierząt.

Optymalizacja zarządzania zapasami lecznicy jest zatem nie tylko potrzebna, ale w dobie zwiększającej się konkurencyjności rynku usług lekarsko-weterynaryjnych oraz jego spowolnionego rozwoju staje się koniecznością gwarantującą niejednokrotnie przetrwanie przedsięwzięcia.

FINANSOWANIE I UTRZYMANIE MAGAZYNU LEKÓW

Generalna zasada zarządzania zapasami mówi o utrzymaniu możliwie niskich stanów magazynowych. Jedynie takich, które pozwolą na bieżące wykonywanie podstawowej działalności. Dlaczego?

Nadmierne zapasy na magazynie to tzw. „zamrożona gotówka”, którą zamiast na utrzymanie stanów magazynowych i zapłatę dostawcy można by przeznaczyć na inwestycje w wyposażenie gabinetu, na zakup potrzebnego sprzętu diagnostycznego, szkolenia czy w końcu na jego promocję.

Jak w sposób praktyczny przełożyć model optymalizacji zapasów? Tak jak w większości przypadków wprowadzania zmian należy określić cele, czyli w tym konkretnym przypadku wyznaczyć oczekiwane rezultaty. Mogą to być konkretne kwoty oszczędności wynikające z ograniczenia zapasów, co może być trudne do wykonania w pierwszych ewaluacjach skutków optymalizacji magazynu. Można zacząć od określenia celu optymalizacji zapasów na poziomie bardziej ogólnym, tzn. chcę wiedzieć więcej:

• o strukturze swoich zapasów,

• o kosztach zakupu – czy i ile razy koszt zakupu leku zmienia się w trakcie roku,

• o tym, czy zużycie leków w lecznicy wzrasta i co jest tego powodem (zwiększająca się liczba klientów czy też po prostu większe zużycie środków farmakologicznych przez personel itp.).

Niezależnie od tego, czy cel optymalizacji magazynu będzie bardziej lub mniej konkretnie wyrażony w wartości pieniężnej, trzeba go zaplanować. Planowanie jest podstawową funkcją zarządzania, zatem w przypadku magazynu leków trzeba założyć także jego ogólną wartość w perspektywie roku, kwartału, miesiąca czy tygodnia. Warto podkreślić, że tylko planowanie zakupów i zapasów pozwala na względne określenie oszczędności w zakupach. Wiedząc, czego i ile zużywamy, jesteśmy w stanie właściwie negocjować z dostawcą – producentem czy hurtownią weterynaryjną.

Jest to możliwe, bowiem przy założeniu, że ceny leków nie zmieniają się zbyt często – producenci produktów leczniczych weterynaryjnych najczęściej dokonują zmian cen raz do roku – możemy dość jednoznacznie określić wartość naszego magazynu w przedziałach czasowych. W najprostszym modelu zarządzania zapasami pozostaje wtedy tylko kwestia monitorowania zużycia leków czy materiałów w kontekście zmiany liczby obsługiwanych klientów w danym okresie.

Nie jest to bardzo skomplikowana i czasochłonna czynność, natomiast daje nam pewne, podstawowe informacje, dotyczące obrotu magazynowego. Możemy określić to jako pierwszy, wstępny etap oceny właściwego poziomu zapasów.

Od takiego stanu wiedzy możemy zacząć oczywiście głębszą analizę i ocenę możliwości przeprowadzenia optymalizacji zakupów oraz utrzymania poziomu zapasów leków i materiałów koniecznych do sprawnego funkcjonowania lecznicy.

ABC

Najprostszym (i w pierwszym etapie najskuteczniejszym) modelem optymalizacji wielkości magazynu oraz zarządzania zakupami jest metoda ABC. W tym modelu podstawą działania jest podział zapasów lecznicy ze względu na wielkość i wartość obrotu.

Grupa A zawiera zapasy o największym znaczeniu dla normalnego funkcjonowania lecznicy, najczęściej są to zapasy związane z największymi nakładami, a ich brak wiąże się z dużym zagrożeniem dla kontynuacji leczenia lub możliwości przyjmowania nowych zgłoszeń. Zgodnie z zasadą Pareto, która również ma w tym przypadku zastosowanie, jest to najmniej liczna grupa asortymentowa w lecznicy. Choć równocześnie tej grupie zapasów i ich zakupom poświęca się najwięcej uwagi. Szacuje się, że ta grupa w asortymencie lecznicy stanowi 20% ilościowego składu używanych leków, ale generuje od 75% do 80% wartości obrotów. Krótko mówiąc, względnie mała liczba opakowań stanowi znaczący koszt zakupu i obrotu lekami. Do tej grupy zalicza się m.in. zaawansowane szczepionki, długo działające NLPZ, leki na schorzenia przewlekłe, leki innowacyjne itp.

Grupa B to zapasy pośrednie, gdzie zarówno liczebność asortymentowa, jak i wartość obrotów tymi środkami wynosi 15-20%.

Grupa C uwzględnia produkty tanie lub takie, które można szybko zastąpić. Oczywiście jako kategoria zapasów w ilości asortymentowej oraz zużyciu jest bardzo znaczna, jednak obrót i koszty zakupu tych produktów są niewielkie (do 5% wartości obrotu na magazynie lecznicy). Są to najczęściej materiały medyczne, płyny infuzyjne, rękawice itp. Oczywiście na monitorowanie zużycia tej grupy zapasów przeznacza się najmniej czasu.

Każda z tych kategorii w poszczególnych lecznicach może mieć innych udział. Na przykład w lecznicach specjalizujących się w dużych zwierzętach lub przeprowadzających bardzo dużą liczbę zabiegów operacyjnych wartość zapasów w kategorii A może mieć niższy udział niż w lecznicach obsługujących masową liczbę szczepień, odrobaczeń, utrzymujących wysoki standard opieki paliatywnej dla zwierząt starszych czy realizujących sporą liczbę drobnych, choć kosztownych zabiegów. Struktura zapasów zależy także od lokalizacji lecznicy. Lecznice w dużych miastach mają zupełnie inny podział zapasów od lecznic zlokalizowanych w małych miejscowościach, bowiem zużycie asortymentu leków jest zasadniczo różne.

Niemniej, niezależnie od specyfiki podziału na poszczególne kategorie zapasów A, B czy C, świadomość kosztów zakupu w poszczególnych obszarach pozwoli na modyfikację zachowań zakupowych.

„NA ZAPAS”

Na podstawie analizy kilkunastu przypadków zachowań zakupowych oraz zużycia leków w lecznicach udało się ustalić, że ponad 50% używanego asortymentu leków czy materiałów medycznych jest stała. Tym samym względnie łatwe jest stworzenie dla niej harmonogramu dostaw. Co ważne, nie są to tylko niskocenne zasoby, jak igły, strzykawki, płyny czy rękawice, ale także szczepionki czy leki przeciwzapalne. Takie zachowania pozwalają na określenie zapotrzebowania na większość leków w lecznicy z dokładnością do 2 dni. Co to oznacza? Przede wszystkim, że nie ma konieczności prowadzenia zakupów zarówno interwencyjnych, jak i na „zapas”.

Zagrożenia wynikające z praktyki związanej z zakupami interwencyjnymi powodują nie tylko efekt przyzwyczajenia do tzw. dostaw „od ręki”, ale dają wymierne straty w zwiększonych kosztach zakupu. Presja czasu, bo np. pacjent czeka, a w szczególności brak możliwości spokojnej analizy ofert rynkowych poszczególnych hurtowni weterynaryjnych wpływa na sposób dokonywania zakupów. Kupuje się to, co jest w asortymencie danej hurtowni, która dostarcza leki parę razy w ciągu dnia, oraz w takiej cenie, jaką oferuje ta hurtownia. W konsekwencji nie możemy swobodnie wybierać optymalnego leku dla konkretnego pacjenta. Co więcej, zazwyczaj lek z dostawy „od ręki” po prostu kosztuje więcej. Tym bardziej, że najczęściej analizy ceny takiego leku przez zamawiającego lekarza dokonuje się już po dostarczeniu faktury.

Z drugiej strony, zakupy „na zapas” lub „w promocji” niosą konkretne zagrożenia wynikające z długookresowego zamrożenia kapitału. Co więcej, jak się okazuje, zakup na zapas, nawet w cenach bardzo promocyjnych, może się okazać nietrafiony, jeżeli weźmie się pod uwagę długość „schodzenia z magazynu” danego specyfiku.

W przypadku analizy opłacalności zakupu promocyjnego, gdy lecznica decyduje się na zatowarowanie lekiem na ponad 3 miesiące standardowego zużycia, należy wziąć pod uwagę średni rynkowy koszt kredytu. Może się bowiem okazać, że mrożąc pieniądze w wyglądającej na pierwszy rzut oka na doskonałą okazji, tracimy nie tylko możliwość szybkiego wycofania środków, chociażby wymaganych do koniecznych inwestycji prorozwojowych, ale także pilnych działań poprawiających postrzeganie lecznicy na tle ciągle rosnącej konkurencji.

WNIOSKI

W tej chwili na rynku dystrybucji farmaceutycznej dla weterynarii prowadzi działalność kilka hurtowni weterynaryjnych, które są w stanie dostarczać leki codziennie w każdy zakątek Polski. Warto zastanowić się zatem, czy nie celowe byłoby określenie optymalnego zestawu magazynowanych leków (chociażby metodą ABC) oraz przygotowanie dokładnego terminarza i harmonogramu np. codziennych czy cotygodniowych dostaw. Jest to realne rozwiązanie, umożliwiające wprowadzenie w relacji hurtownia leków – lecznica weterynaryjna znacznego ograniczenia konieczności utrzymywania wysokich stanów magazynowych produktów leczniczych czy materiałów medycznych.

Pamiętać jednak należy, że zmniejszenie ilości magazynowanych leków w lecznicy oraz decyzja o zmianie systemu zaopatrzenia farmaceutycznego wiąże się z wyborem dostawcy, który zapewni stały, nieprzerwany dostęp do pełnego ich asortymentu.

Autor:

Łukasz Pawełek , MBA
prezes zarządu Hurtowni Weterynaryjnej VetHurt

Zdjęcie:

Shutterstock